Lean office, czyli praktyczne zastosowanie Kaizen w biurze i procesach administracyjnych

Kai oznacza zmianę, Zen dobro, co w luźnym tłumaczeniu można rozumieć jako

zmianę na lepsze, dobre, nieustanne zmiany. Kaizen jest filozofią, ideą “małych

kroków”, ewolucji, ciągłego doskonalenia. W poniższym artykule autor poda kilka

przykładów wykorzystania w organizacji innowacji Kaizen wewnętrznej i zewnętrznej.

System pomysłów Kaizen nie musi jedynie bazować na pomysłach samych

pracowników. Mogą oni czerpać inspiracje z zewnątrz np.: z czasopism, książek,

seminariów, szkoleń, pomocy naukowców z uczelni, for internetowych, czy (a

zarazem najważniejsze) bezpośrednio od klientów firmy. Steve Jobs, były szef

koncernu Apple potrafił czerpać inspiracje z dnia codziennego, obserwacji swojego

normalnego dnia z życia i zadawania sobie pytań: Co mnie denerwuje, zabiera mi

czas, co można poprawić. Poprzez takie zwykłe pytania pobudzamy mózg do

kreatywnego myślenia. Rodzą się pomysły na biznes, produkt, usługę lub

usprawnienie.

 

W biurze jak i w innych miejscach naszej działalności słyszy się często, że nie

ma czasu np.: na spotkania, ponieważ jest tak dużo pracy. Oczywiście konstruktywne

spotkania zespołów i burze mózgów są niezbędne dla chociażby pozytywnej

komunikacji. W pomieszczeniach biurowych problem ten można rozwiązać dzięki

temu, iż wszyscy mają dostęp do komputera. Stworzenie wirtualnej platformy do

wymiany poglądów i dyskusji sprawia, że osoby piszą na niej wtedy kiedy faktycznie

mają chwilę czasu i informacje zapisane dostępne są w każdej chwili dla każdego

pracownika. Wspólny dysk sieciowy, na którym przeprowadzane są regularnie

niewerbalne burze mózgów jest dobrym narzędziem do rozwiązywania problemów

biura. Nie trzeba ograniczać się tylko do pomysłów pracowników, ale także zadawać

konkretne pytania. Na przykład osoby zarządzające biurem umieszczają zagadnienia

do przedyskutowania w określonym czasie, na tak zwanej wirtualnej tablicy ogłoszeń

– bazuje to na założeniach niewerbalnej burzy mózgów. Wirtualna tablica (platforma)

ma taką przewagę nad zwykłą, wiszącą na ścianie, że nie zajmuje miejsca.

Pracownicy nie wstając od biurka mogą odczytywać komunikaty, ogłoszenia, a także

konkretne zapytania skierowane do nich. Osoby zarządzające mają ułatwione

zadanie, ponieważ mogą liczyć na kreatywność całego zakładu. Przykładowe

problemy do wspólnego rozwiązania to:

– system motywacyjny, jego konstrukcja,

– błędy i braki w danym obszarze, ich rozwiązanie lub rozwiązania w celu

zmniejszenia bądź redukcji,

– pomysły na nowe produkty/usługi,

– wspólne tworzenie procedur/instrukcji/standardów/wskaźników

– anonimowe głosowanie na temat propozycji.

 

Pracownicy mając przykładowo czas 5 dni roboczych udzielają odpowiedzi, nie

widząc jednocześnie nawzajem odpowiedzi innych współpracowników. Każdy

powinien zgłosić minimum jedną sugestię. System informatyczny powinien być tak

zaprojektowany aby wychwytywał kto po ustalonym terminie nie udzielił ani jednej

odpowiedzi. Lista osób, które udzieliły i nie udzieliły odpowiedzi może być

“wywieszona” na takiej wirtualnej tablicy. Działa to motywująco. Nie należy

ograniczać się także wyłącznie do pytań od kierownictwa, ale każdy pracownik

powinien mieć możliwość bezstresowego zadania pytania na temat problemu, który

go nęka. Dzięki temu powstanie wirtualne forum dzielenia się wiedzą, dostępne dla

wszystkich i błędy nie będą powielane, a pozytywne standardy rozprzestrzenią się

błyskawicznie. Jest to inwestycja, która w biurze bądź firmie zostaje na stałe i się

rozrasta. Przykładem takiego działania są sprawnie działające fora w internecie, na

których możemy spotkać FAQ, czyli frequently asked questions – najczęściej

zadawane pytania, aby nie tracić czasu na powtarzanie/odpisywanie po raz setny na

te same zagadnienia. Wirtualne rozwiązania w firmie muszą żyć, ktoś od czasu do

czasu powinien je nadzorować, systematyzować, narzucić pewne ramy aby nie

przekształciły się one w chaos.

 

Żyjemy w czasach gdzie rozwój technologii na rzecz usprawnienia komunikacji

jest ogromny, należy to w pełni wykorzystać. Życzę wszystkim aby ograniczała nas

tylko własna wyobraźnia.

 

Damian Szczepaniak.

Wszelkie prawa zastrzeżone