Filozofia Kaizen i Heijunka w życiu codziennym każdego z nas

Wyobraźmy sobie sytuację następującą: trzymamy w ręku 100 PLN w dwóch

banknotach po 50 złoty. Stwierdzamy, że nie potrzebujemy połowy tej kwoty i drzemy

50 PLN na drobne kawałeczki, po czym wyrzucamy do śmietnika. Rzecz nie do

pomyślenia ? Przyjrzyjmy się drugiej sytuacji, gdzie firma ma na koncie 100 000 PLN

i połowę z tej kwoty także wyrzuca do śmieci. Niewyobrażalne ? A takie wydarzenie

ma miejsce gdy organizacja nie wykorzystuje potencjału kreatywności twórczej

drzemiącej w pracownikach, czyli nie wdraża idei Kaizen w praktyce. Pozbywamy się

pieniędzy nawet o tym nie wiedząc. Każdy w firmie, jeżeli pracuje 8 lub więcej godzin

na danym stanowisku – biuro, hala, bez różnicy – jest specjalistą od tego stanowiska.

Wie co go na nim denerwuje, co należałoby zmienić, a także ma pomysły na

usprawnienie biznesu, w którym się znajduje.

 

A teraz przejdźmy do rzeczywistości dnia codziennego. Czy spotykamy się z

kolejkami na poczcie, w szpitalu czy urzędzie ? Tracimy czas, często stresując się

przy okazji ? Przecież tak już jest i będzie na zawsze. Błąd. Wcale nie musi tak być.

Weźmy dla przykładu pocztę i przejdźmy od szczegółu do ogółu. Kolejki w tym

miejscu przechodzą do legend. Oczywiście w zależności od czasu, w którym chcemy

dokonać na przykład wysyłki paczki czy też listu. Są pory dnia, w których klientów

jest mniej, czasami nawet zero, z kolei o innych porach jest ich zdecydowanie za

dużo co powoduje oczekiwanie i stratę czasu klientów. I tu mogłaby wejść w życie

tzw. heijunka, czyli poziomowanie wytwarzania. Znajduje ono zastosowanie wszędzie

tam gdzie występują nadwyżki czynności/produkcji/kolejkowanie związane z

podwyższonym zapotrzebowaniem w ograniczonym czasie np.: pik produkcyjny,

sezonowość. Heijunka stara się wypoziomować, czyli ujednolicić wytwarzanie na

mniejsze partie, dzięki czemu mieścimy się w czasie, zmniejsza się ilość zapasów,

czynności do wykonania. Czy dobrym wypoziomowaniem kolejek na poczcie nie

byłoby utworzenie jednego stanowiska specjalnie przeznaczonego dla wysyłek i

listów powyżej pewnej ilości np.: powyżej 2 lub 3 ? Przy okazji można by pomyśleć o

rezerwacji terminu pod danego klienta i ile czasu na niego potrzeba w zależności od

ilości wysyłanych przez niego paczek/listów. Czy nie pomogłoby w pewnym stopniu

wywieszenie ogłoszenia w jakich porach dnia najlepiej przychodzić aby nie czekać w

kolejce ? Jak najbardziej każde z powyższych rozwiązań można skrytykować lub

nawet stwierdzić, że się nie da. Zresztą autor artykułu nie jest specjalistą od pracy na

poczcie. Specjalistami są osoby tam pracujące i one powinny odpowiedzieć na te i

inne pytania czy zastrzeżenia. Mianowicie chodzi mi o pokazanie jednej, istotnej

rzeczy: kreatywności Kaizen. Pomysły ogranicza tylko nasza wyobraźnia. Jeśli

spytamy się współpracowników co ich denerwuje, często usłyszymy także

rozwiązania problemów, które ich drażnią. Uważam, że pracownicy urzędów, poczt,

szpitali i tym podobnych organizacji mają dużo pomysłów, które można by

wykorzystać aby usprawnić ich codzienną pracę. Poprzez jej ułatwienie zadowolony

byłby pracownik a także klient gdyż nie marnotrawi się jego czasu. Pomyślmy o

sytuacji gdzie osoby z zewnątrz, całkowicie za darmo zgłaszają pomysły i

usprawnienia firmie prywatnej, biznesowi. Myślę, że większość właścicieli takich

organizacji, jeśli nie wszyscy, byliby zachwyceni. Ktoś poświęca swój prywatny czas i

w pełni altruistycznie zgłasza innowacje dla zakładu, gdzie nawet nie pracuje. Szef

takiej firmy pewnie z otwartymi ramionami powitałby sugestie i przekształcił je w

pieniądze/zysk organizacji. Jeśli nie chciałby wykorzystać czy chociaż

przeanalizować tych pomysłów pewnie popukalibyśmy się w czoło, że wyrzuca

pieniądze do śmieci. A tak się dzieje na poczcie, w urzędzie itp. Ludzi denerwują

pewne zjawiska w miejscach publicznych i mają dużo fajnych sugestii, które chcieliby

zgłosić. Tylko trzeba im tylko taką możliwość stworzyć, poprzez np.: fora internetowe,

newslettery, skrzynki na pomysły itd. Jeśli takiej możliwości nie ma to mówiąc wprost

ludzie dają pieniądze za darmo (pomysły od siebie) dla takiego miejsca użytku

publicznego a to miejsce nie chce tych pieniędzy, ignoruje je. Czy tak postępuje się w

zgodzie ze zdrowym rozsądkiem ? Pieniądze leżą na przysłowiowej ulicy, trzeba je

tylko chcieć i umieć pozbierać.

 

Podsumowując chciałbym zacytować Akio Moritę, współzałożyciela firmy Sony:

“Kiedy organizacja prowadzi swoje działania nieudolnie, nie tylko marnuje swoje

zasoby, ale traci również cenny czas klienta”.